كلية الطب بجامعة هارفارد (HMS) ذكرت أنه منذ إطلاق حل RFID لإدارتها 4,300 الأصول, تم تقليل وقت جرد أصول الكلية بمقدار 75%, بينما يكون في نفس الوقت أكثر وضوحًا في موقع الأصول عالية القيمة ويضمن سهولة العثور عليها أثناء عمليات التدقيق الحكومية.
يتكون حل RFID من مكونات تشمل علامات UHF RFID السلبية الملصقة على الأصول, القراء المحمولة باليد, وتطبيقات الويب المشعة لتخزين وإدارة البيانات. سيتم تحميل معلومات إدارة الأصول المستندة إلى RFID إلى Oracle Fixed Assets (OFA) نظام كلية الطب بجامعة هارفارد.
كلية الطب بجامعة هارفارد لديها ما يقرب من 4,300 الأصول عالية القيمة في 15,000 أصول ثابتة, بما في ذلك الخوادم, حاضنات, مجمدات طبية, أجهزة الطرد المركزي, مجاهر لأبحاث الحمض النووي, والدورات الحرارية. جيف ديسياسيو, مدير المشتريات الإستراتيجية بالكلية, قدم النشر الناجح.
كلية الطب بجامعة هارفارد
تم شراء ما يقرب من نصف هذه الأصول بأموال خارجية, بما في ذلك المنح والعقود التي تمولها الحكومة, والمدرسة مسؤولة عن ضمان أن هذه الأصول مضمونة. لضمان ذلك, تقدم كلية الطب بجامعة هارفارد تقرير تدقيق إلى برايس ووترهاوس مرة واحدة سنويًا وتجري جردًا داخليًا للأصول. بواسطة Qiaggio قال: “يجب أن نعتني جيدًا بالأصول التي نستخدمها ونشتريها للبحث.”
قبل نشر RFID, استخدمت كلية الطب بجامعة هارفارد العمل اليدوي لإجراء جرد الأصول. مستخدم, يتم إدخال كل أصل في النظام الأساسي Oracle Asset Workbench وتعيين ملصق رمز شريطي مطبوع. برفقة محللين ماليين للأصول الثابتة ودي Qiaggio, مدراء عمليات البحث (ذاكرة للقراءة فقط) حمل جدول بيانات Microsoft Excel وتجول في كل قسم أو مختبر للعثور على الأصول. لكل قسم أو مختبر رقم تسلسلي فريد.
نظرًا لعدم توفر ماسح ضوئي للرموز الشريطية, يستخدمون أعينهم لتأكيد البيانات, قارنها بالمعلومات الموجودة في الغرفة المحددة في جدول البيانات, وكتابة الملاحظات أو تسجيل الاختلافات.
إذا صادفوا أي علامات أصول غير مدرجة في جدول البيانات, يجب عليهم البحث عنها في نظام OFA على الكمبيوتر لتحديد القسم الذي تنتمي إليه هذه الأصول. ثم أدخل نتيجة جرد الأصول يدويًا وقم بتحميلها إلى OFA. هذه ليست عملية تستغرق وقتًا طويلاً فقط, ولكنها قد تسبب أيضًا ضررًا لتلك الأصول عالية القيمة. فمثلا, سجل قسم علم الأعصاب في كلية الطب بجامعة هارفارد أكثر من 800 أصول في جدول بيانات من 16 صفحة.
سيعقد Di Qiaggio اجتماعات الأصول مع مديري الأصول الإداريين, مرافقة فريق البحث عن الأصول من خلال المختبر ومساعدتهم في جرد الأصول. تستغرق هذه العملية في المتوسط ساعتين للعثور عليها 50 الأصول. بواسطة Qiaggio قال: “مثل هذه العمليات اليدوية غير فعالة وغير مستدامة لأن أصول المدرسة تزداد بحوالي 1,000 العناصر كل عام. في ضوء هذا, علينا اتخاذ إجراءات لإيجاد بدائل.”
وبالتالي, قدمت كلية الطب بجامعة هارفارد مناقصة لمدة شهرين لحلول الأتمتة في صيف 2017, ثم قام بتقييم العطاءات وإجراء مناقصة ثانية قبل ترسية العقد. بعد اختيار حل Radiant, بدأت الكلية تجارب ميدانية في كليتين شاركت طواعية في الاختبار: بيولوجيا الخلية ومشروع هارفارد للعلوم العلاجية. تتغلب كلية الطب على تحديات القراءة المتقاطعة في تركيب القراء لضمان عدم التقاطهم من قبل الغرف المجاورة.
تم إطلاق هذا الحل لاحقًا في يوليو 2018, وبعد ذلك أخذت كلية الطب بجامعة هارفارد 18 أشهر لإعادة تسمية الأصول الحالية والأصول المستلمة حديثًا بعلامات RFID. سيتم ربط هذه العلامات المطلوبة مسبقًا بأصول محددة, وسيتم أيضًا ربط كل علامة والأصول المرتبطة بها بغرفة معينة. أداة تعقب الأصول الافتراضية القائمة على السحابة (ضريبة القيمة المضافة) يأتي الحل مع تطبيق الهاتف المحمول.
عندما يبدأ الموظفون في العد, سوف يستخدمون VAT2Go الذي يعمل على iPhone, أدخل المبنى والغرفة التي يدخلونها, امسح الباركود واقرأ بطاقة RFID. بعد قراءة العلامات, يمكنهم عرض النتائج في التطبيق للتأكد من أن جميع الأصول في المواقع الصحيحة, بالإضافة إلى الأصول المفقودة والإضافية في الغرفة. تتم مزامنة هذه النتائج مع تطبيق VAT2Go عبر الإنترنت, ويمكن للمستخدمين تنزيلها وإنشاء التقارير وتحميلها إلى OFA (لا يزال OFA هو نظام سجل الأصول الثابتة لكلية الطب بجامعة هارفارد).
بواسطة Qiaggio قال: “يتيح لنا تطبيق الويب هذا إجراء تغييرات فردية أو واسعة النطاق عن طريق التحميل أو يدويًا, مثل إعادة تخصيص الأصول إلى موقع آخر.” يمكن لكلية الطب بجامعة هارفارد أيضًا استخدام حلول RFID لإلغاء بعض أصول OFA في نظام ضريبة القيمة المضافة وإزالتها من نظام ضريبة القيمة المضافة. تشمل فوائد إدارة RFID جرد أصول أكثر دقة وكفاءة, مما يعني أنه لا يتعين على مديري ROM والأصول مقاطعة أبحاث الأصول الخاصة بهم عند إجراء جرد معهم. كما أن عملية جرد الأصول الفعلية أقل تدميراً من العملية اليدوية.
واجه نشر هذه التكنولوجيا أيضًا بعض التقلبات والمنعطفات, ويمثل التمويل تحديًا مهمًا لإبطاء عملية المشروع. ترك بعض الأعضاء المشروع وانتقلوا إلى وظائف أخرى, وتسبب وباء COVID-19 في إغلاق المدرسة في مارس 2020, السماح فقط للموظفين الضروريين للدخول. في الحقيقة, لم يتمكن دي كياجيو نفسه من الوصول إلى مكان الحادث, لذلك أرسل الملصق إلى صوفيا شو, محلل مالي للأصول الثابتة في كلية الطب بجامعة هارفارد, من يمكنه الاستمرار في التحديد, عد الأصول, وتحديث OFA في الحرم الجامعي.
قال دي كياجيو إنه منذ بدء تشغيل النظام, أجرت المدرسة جردًا للأصول فقط بسبب الوباء. هذا هو, تثبت نتائج هذا الجرد أن نظام RFID يمكنه توفير الوقت. تتمثل إحدى مزايا RFID في أنه بغض النظر عما إذا كانت هذه الأصول تنتمي إلى قسم بيولوجيا الخلية, قسم علم الأعصاب, أو حتى مدرسة أخرى بجامعة هارفارد في منطقة كامبريدج, يمكن لميزة RFID قراءة جميع الأصول الموجودة في الغرفة دون الحاجة إلى مقارنة معلومات الأصول لكل قسم أو مختبر.
لا تحتاج المراجعة التي أجرتها شركة PricewaterhouseCoopers إلى قراءة علامات RFID, لكن RFID يوفر دعم البيانات المطلوب للتدقيق, حتى تتمكن المدرسة من العثور على أي أصول تم اختيارها للتدقيق والتأكد من أنها متاحة بسهولة عند وصول المدقق. اليوم, كما يتضمن عمليات تدقيق افتراضية في اجتماعات Microsoft Teams.
فى المستقبل, Di Qiaggio hopes that RFID technology can bring benefits to other changes, such as the renovation of laboratory spaces. The RFID reader can scan the items before the room is renovated, and then scan again when the items are moved into the newly renovated room to prevent the items from being lost.
Another benefit is the ability to use the reader to search for RFID tags in Geiger counter mode to locate lost assets. Di Qiaggio recalled accidentally reading the label of an invisible refrigerated centrifuge in 2019. “I was scanning at the time, but I couldn’t see it with the naked eye. When I moved the reader closer to the signal source, I found this asset in a wooden drawer. If there is no RFID, I might think this asset has been lost. Stolen or discarded. مع RFID, I can see intangible assets.”
In addition to Harvard Medical School (HMS), RFID systems are currently implemented or put into use in Harvard University’s Faculty of Arts and Sciences (FAS), School of Engineering and Applied Sciences (SEAS) and Wyss Institute (Wyss Institute). According to Di Qiaggio, Wyss has completed the RFID tagging of all old assets, while FAS and SEAS are now tagging approximately 8,000 الأصول. The four colleges have a total of about 100 buildings, and each building contains assets.
