Harvard Medizinschule (HMS) berichtet, dass seit der Einführung der RFID-Lösung zur Verwaltung seiner 4,300 Vermögenswerte, die Inventarisierungszeit der Hochschule wurde um . reduziert 75%, Gleichzeitig bietet es mehr Transparenz über den Standort hochwertiger Vermögenswerte und stellt sicher, dass sie bei staatlichen Prüfungen leicht gefunden werden können.
Die RFID-Lösung besteht aus Komponenten, einschließlich passiver UHF-RFID-Tags, die an Vermögenswerten angebracht sind, Handlesegeräte, und Radiant Web-Anwendungen zum Speichern und Verwalten von Daten. RFID-basierte Asset-Management-Informationen werden in Oracle Fixed Assets hochgeladen (OFA) System der Harvard Medical School.
Die Harvard Medical School hat ca. 4,300 hochwertige Vermögenswerte in seiner 15,000 Anlagevermögen, inklusive Server, Inkubatoren, medizinische Gefriergeräte, Zentrifugen, Mikroskope für die DNA-Forschung, und Thermocycler. Jeff DiCiaccio, der Direktor für strategische Beschaffung der Hochschule, stellte die erfolgreiche Bereitstellung vor.
Harvard Medizinschule
Fast die Hälfte dieser Vermögenswerte wurde mit externen Mitteln angekauft, einschließlich staatlich finanzierter Zuschüsse und Verträge, und die Schule ist dafür verantwortlich, dass diese Vermögenswerte narrensicher sind. Um dies zu gewährleisten, Die Harvard Medical School legt Price Waterhouse einmal im Jahr einen Auditbericht vor und führt eine interne Bestandsaufnahme durch. Von Qiaggio sagte: “Wir müssen gut auf die Vermögenswerte achten, die wir für die Forschung verwenden und kaufen.”
Vor der Bereitstellung von RFID, Die Harvard Medical School verwendete manuelle Arbeit, um die Bestandsaufnahme durchzuführen. Normalerweise, Jedes Asset wird in die Oracle Asset Workbench-Plattform eingegeben und mit einem gedruckten Barcode-Etikett versehen. Begleitet von Anlageanalysten und Di Qiaggio, Forschungsbetriebsleiter (Rom) trug eine Microsoft Excel-Tabelle bei sich und ging durch jede Abteilung oder jedes Labor, um Assets zu finden. Jede Abteilung oder jedes Labor hat eine einzigartige Seriennummer.
Da kein Barcode-Scanner vorhanden ist, sie benutzen ihre Augen, um die Daten zu bestätigen, vergleichen Sie es mit den Informationen im angegebenen Raum auf der Tabelle, und schreibe Notizen oder notiere die Unterschiede.
Wenn sie auf Asset-Tags stoßen, die nicht in der Tabelle aufgeführt sind, Sie müssen es im OFA-System auf dem Computer nachschlagen, um festzustellen, zu welcher Abteilung diese Assets gehören. Geben Sie dann das Ergebnis der Anlageninventur manuell ein und laden Sie es in OFA hoch. Dies ist nicht nur ein sehr zeitaufwändiger Prozess, aber es kann auch zu Schäden an diesen hochwertigen Vermögenswerten führen. Zum Beispiel, die Abteilung für Neurobiologie der Harvard Medical School listete mehr als 800 Assets in einer 16-seitigen Tabelle.
Di Qiaggio wird Vermögensgespräche mit den Vermögensverwaltern der Abteilung führen, begleiten das Asset-Research-Team durch das Labor und helfen bei der Asset-Inventur. Dieser Vorgang dauert durchschnittlich zwei Stunden, um zu finden 50 Vermögenswerte. Von Qiaggio sagte: “Solche manuellen Prozesse sind ineffizient und nicht nachhaltig, da das Vermögen der Schule um ca. 1,000 Artikel jedes Jahr. Angesichts dessen, Wir müssen Maßnahmen ergreifen, um Alternativen zu finden.”
Deshalb, Die Harvard Medical School führte im Sommer eine zweimonatige Ausschreibung für Automatisierungslösungen durch 2017, hat dann die Angebote ausgewertet und eine zweite Ausschreibung vor der Auftragsvergabe durchgeführt. Nachdem Sie sich für die Lösung von Radiant entschieden haben, das College begann mit Feldversuchen in zwei Fakultäten, die sich freiwillig an dem Test beteiligten: Zellbiologie und das Harvard Therapeutic Science Project. Die medizinische Fakultät meistert die Herausforderungen des Querlesens bei der Installation von Lesegeräten, um sicherzustellen, dass diese nicht von angrenzenden Räumen erfasst werden.
Diese Lösung wurde anschließend im Juli eingeführt 2018, danach dauerte es die Harvard Medical School 18 Monate, um bestehende Assets und neu erhaltene Assets mit RFID-Tags neu zu kennzeichnen. Diese vorbestellten Tags werden bestimmten Assets zugeordnet, und jedes Tag und seine zugehörigen Assets werden auch mit einem bestimmten Raum verknüpft. Dieser Cloud-basierte Virtual Asset Tracker (MwSt.) Lösung kommt mit einer mobilen Anwendung.
Wenn Mitarbeiter anfangen zu zählen, Sie werden VAT2Go verwenden, das auf dem iPhone läuft, das Gebäude und den Raum betreten, den sie betreten, Barcode scannen und RFID-Tag lesen. Nachdem die Tags gelesen wurden, Sie können die Ergebnisse in der App anzeigen, um zu bestätigen, dass sich alle Assets an den richtigen Standorten befinden, sowie fehlende und zusätzliche Vermögenswerte im Raum. Diese Ergebnisse werden mit der Online-Anwendung VAT2Go synchronisiert, und Benutzer können sie herunterladen und Berichte erstellen und auf OFA hochladen (OFA ist immer noch das Anlagevermögens-Aufzeichnungssystem der Harvard Medical School).
Von Qiaggio sagte: “Diese Webanwendung ermöglicht es uns, einzelne oder umfangreiche Änderungen per Upload oder manuell vorzunehmen, B. die Umverteilung von Vermögenswerten an einen anderen Standort.” Die Harvard Medical School kann RFID-Lösungen auch verwenden, um einige Vermögenswerte im Mehrwertsteuersystem von OFA zu verschrotten und aus dem Mehrwertsteuersystem zu entfernen. Zu den Vorteilen des RFID-Managements gehören eine genauere und effizientere Bestandsaufnahme, Das bedeutet, dass ROM und Vermögensverwalter ihre Vermögensrecherche nicht unterbrechen müssen, wenn sie mit ihnen eine Inventur durchführen. Der eigentliche Asset-Inventarisierungsprozess ist auch weniger destruktiv als manuell.
Der Einsatz dieser Technologie hat auch einige Wendungen erfahren, und Finanzierung ist eine wichtige Herausforderung, um den Projektprozess zu verlangsamen. Einige Mitglieder haben das Projekt verlassen und sind zu anderen Jobs gewechselt, und die COVID-19-Epidemie führte dazu, dass die Schule im März geschlossen wurde 2020, nur notwendiges Personal eintreten lassen. Eigentlich, Di Qiaggio selbst konnte die Szene nicht erreichen, Also schickte er das Etikett an Sophia Xu, ein Finanzanalyst für Anlagevermögen an der Harvard Medical School, wer kann weiter markieren, Vermögen zählen, und OFA auf dem Campus aktualisieren.
Di Qiaggio sagte, dass das System seit dem Live-Betrieb, die Schule hat aufgrund der Epidemie nur eine Bestandsaufnahme durchgeführt. Das ist, Die Ergebnisse dieser Bestandsaufnahme belegen, dass das RFID-System Zeit sparen kann. Einer der Vorteile von RFID ist, dass unabhängig davon, ob diese Assets zur Abteilung Zellbiologie gehören,, die Abteilung für Neurobiologie, oder sogar eine andere Harvard-Schule in der Nähe von Cambridge, RFID kann alle Assets im Raum lesen, ohne Asset-Informationen für jede Abteilung oder jedes Labor vergleichen zu müssen.
Das von PricewaterhouseCoopers durchgeführte Audit muss keine RFID-Tags lesen, Aber RFID liefert die Datenunterstützung, die für das Audit erforderlich ist, damit die Schule alle für die Prüfung ausgewählten Assets finden und sicherstellen kann, dass sie beim Eintreffen des Prüfers sofort verfügbar sind. Heute, es umfasst auch virtuelle Audits in Microsoft Teams-Meetings.
In der Zukunft, Di Qiaggio hofft, dass die RFID-Technologie bei anderen Veränderungen Vorteile bringen kann, wie die Renovierung von Laborräumen. Der RFID-Leser kann die Artikel scannen, bevor das Zimmer renoviert wird, und dann erneut scannen, wenn die Gegenstände in den neu renovierten Raum gebracht werden, um zu verhindern, dass die Gegenstände verloren gehen.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, mit dem Lesegerät im Geigerzählermodus nach RFID-Tags zu suchen, um verlorene Gegenstände zu lokalisieren. Di Qiaggio erinnerte sich, dass er versehentlich das Etikett einer unsichtbaren gekühlten Zentrifuge gelesen hatte 2019. “Ich habe damals gescannt, aber ich konnte es mit bloßem auge nicht sehen. Als ich das Lesegerät näher an die Signalquelle bewegte, Ich habe dieses Objekt in einer Holzschublade gefunden. Wenn kein RFID vorhanden ist, Ich könnte denken, dass dieser Vermögenswert verloren gegangen ist. Gestohlen oder weggeworfen. Mit RFID, Ich kann immaterielle Vermögenswerte sehen.”
Neben der Harvard Medical School (HMS), RFID-Systeme werden derzeit an der Fakultät für Kunst und Wissenschaften der Harvard University implementiert oder eingesetzt (FAS), Hochschule für Technik und angewandte Wissenschaften (MEER) und Wyss Institut (Wyss-Institut). Laut Di Qiaggio, Wyss hat das RFID-Tagging aller alten Assets abgeschlossen, während FAS und SEAS jetzt ungefähr taggen 8,000 Vermögenswerte. Die vier Colleges haben insgesamt ca 100 Gebäude, und jedes Gebäude enthält Vermögenswerte.
