¿Es importante la gestión de registros físicos?? ¿Desaparecieron los documentos en papel?? ¿La empresa todavía necesita gestionar documentos en papel??
Aunque la tendencia del paperless es cada vez más evidente. Paperless también presenta muchas ventajas, como la protección del medio ambiente y la búsqueda de información fácil.
sin embargo, ya sea en una oficina o en una oficina en casa, El papel sigue siendo una parte importante de nuestro trabajo y nuestra vida..
Todavía utilizamos muchos documentos en papel de gestión de registros físicos en nuestro trabajo de manera extensiva. Y porque es esto?
Obviamente, los piratas informáticos pueden descargar miles de millones de archivos en pocos minutos. Pero no obtendrán sus documentos en papel tan fácilmente.
Asi que, ¿Significa esto que los documentos en papel son mejores?
Al menos para los siguientes usos, la respuesta es sí.
Documentos legales y financieros
Departamentos de servicios legales y financieros siempre desea mantener la gestión de registros físicos documentos de firma de tinta originales. Por lo general, estas páginas de firmas se adjuntan a una gran cantidad de páginas adjuntas.. Esto ocupará rápidamente mucho espacio para guardar estos archivos, Pero vale la pena.
Conserve las firmas de tinta y los documentos en papel sellados para futuras verificaciones y evite disputas..
Notas personales
Muchos ejecutivos y empleados confían en cuadernos y blocs de notas.. Son portátiles, fácil de usar, y no requieren pilas. Algunas personas ingresan la información en sus computadoras portátiles personales más tarde. Pero otros los dejan en la tinta de la página para siempre. En este caso, siempre debe guardar estas notas para su uso posterior. Jerry Seinfeld, el actor mas rico del mundo, ha guardado cada hoja de papel en la que ha escrito chistes.
Importante: El papel es una forma valiosa de tomar notas personales, por favor guárdalos!
Documentos del proceso de contratación
Muchas organizaciones imprimirán el currículum del solicitante y una copia del currículum para que el comité de contratación tome notas.. Estas notas pueden fusionarse más tarde en una enorme hoja de cálculo de recursos humanos para capturar las razones básicas. Por qué el solicitante X fue seleccionado o no durante el proceso de candidatura.
Adivina qué? Dicha información debe conservarse en caso de que el solicitante decida presentar una queja porque no fue seleccionado.. Esto también se aplica a las notas tomadas durante la entrevista real del candidato.. Reprobar la entrevista ya es bastante difícil para la persona despedida. Si el entrevistador intenta dar una respuesta escribiendo en la computadora portátil, es demasiado.
hazles un favor. usar papel.
Guarda todo por si te demandan!
sesión de lluvia de ideas
¿Qué tal esos grandes maratones de lluvia de ideas que arrojan nuevas ideas como confeti en una boda?? Estas reuniones despreocupadas generalmente se realizan mejor con lápiz y papel..
Si a tu equipo le gusta usar la pizarra, por favor tome una foto antes de borrar la pizarra. Encuentre a alguien que mecanografíe esos conceptos multimillonarios que se escribieron apresuradamente en un marcador. Si es necesario imprimirlos para su posterior distribución al equipo, entonces hacerlo!
Punto clave: El papel es la forma más rápida y conveniente de capturar ideas brillantes.
Calendario
Muchos empleados utilizan calendarios en línea o aplicaciones para teléfonos inteligentes para realizar un seguimiento de las citas.. Pero muchos empleados utilizan calendarios de libros portátiles para realizar un mejor seguimiento del tiempo.. O tenga un calendario de pared enorme para la gestión del tiempo cara a cara.
El problema es, estos son todos los registros que tal vez desee conservar. Mucha gente revisará sus calendarios para ver las fechas de reuniones o citas. Tiempo extraordinario, incluso esos grandes calendarios se doblarán y archivarán.
Importante: Por favor, mantenga notas y fechas importantes..
Políticas y orientación para empleados
al leer, 79% de las personas tiende a escanear el texto en la pantalla en lugar de leerlo. Si absolutamente deben leer, la investigación muestra que su velocidad de lectura es 25% Más lento.
Esto sugiere que los tipos de documentos de gestión de registros físicos, como las políticas de los empleados., pautas, y los materiales de capacitación deben estar disponibles para leer sin conexión. Los empleados que necesitan sentarse y comprender verdaderamente un matiz o detalle pueden pasarlo por alto cuando navegan por la web.. Pero dales una carpeta con una página resaltada, y lo leerán más a fondo. Especialmente si pueden quitárselo de sus escritorios y pueden estar solos en una habitación con una bolsa de bocadillos. Interferir la lectura de palabras..
Punto clave: La gente está más dispuesta a leer papel que las pantallas LCD.
Proyecto de contrato
Si su empresa se encuentra en la etapa de redacción de algunos contratos nuevos o en la etapa de redacción de algunos términos y condiciones legales extensos. Vale la pena proporcionar una versión impresa para todos los editores y revisores.. Después de todo, las reglas son importantes. Un contrato es un acuerdo jurídicamente vinculante.
Es bueno compartir un documento para comentarios de varios usuarios.. Nadie puede objetar las ventajas de Google Docs en colaboración y las ventajas de Grammar en las mejoras de escritura sugeridas.. Pero los editores más experimentados le dirán que cuando lea archivos digitales. Se perderán algunas cosas que no se perderían en los documentos en papel..
Parte de la razón se debe a la fatiga ocular al leer mientras mira un enorme rectángulo de luz blanca. Independientemente de la razón, no puedes ignorar un punto clave.
Importante: Si no quieres perderte nada, por favor imprímalo y léalo.
Gestionar documentos en papel
Tiempo extraordinario, administrar archivos y documentos (papel o electrónico) se ha vuelto engorroso para las empresas. Es un producto físico que ocupa espacio. (ya sea en un valioso espacio de oficina o en un servidor).
Todos sabemos que los registros electrónicos son necesarios. sin embargo, el papel sigue siendo tan importante como siempre, y no desaparecerá pronto.
Cada violación de datos de alto perfil desencadena noticias negativas. Como la reciente filtración de más de 140 millones de registros de clientes de MGM Resorts. Y muchas empresas querrán saber…
Para muchas empresas, mantener una gran cantidad de documentos en papel sigue siendo esencial. Frente a la gestión de una gran cantidad de documentos en papel, La gestión automatizada y eficiente puede ahorrar enormemente los recursos de la empresa..
Nuestra forma ideal es si podemos encontrar rápidamente la ubicación de los documentos en papel a través de la gestión electrónica.. Y presentarlos de forma visual.. Para que podamos tomar y devolver rápidamente los archivos en papel..
Entonces, ¿existe tal solución??
La respuesta es sí. A través de nuestro sistema de gestión de archivos, no solo puede ingresar convenientemente información de archivo. Marque y recuerde qué archivos pueden destruirse debido a la caducidad. También puede encontrar rápidamente los archivos que necesita a través del Etiquetas de luz LED.
