La gestione dei record fisici è importante? I documenti cartacei sono scomparsi? L'azienda ha ancora bisogno di gestire i documenti cartacei?
Anche se la tendenza del paperless sta diventando sempre più evidente. Paperless presenta anche molti vantaggi, come la protezione dell'ambiente e la facile ricerca delle informazioni.
però, sia in un ufficio che in un ufficio a casa, la carta è ancora una parte importante del nostro lavoro e della nostra vita.
Utilizziamo ancora molti documenti cartacei per la gestione dei record fisici nel nostro lavoro. E perché è questo?
Ovviamente, gli hacker possono scaricare miliardi di file in pochi minuti. Ma non riceveranno i tuoi documenti cartacei così facilmente.
Così, questo significa che i documenti cartacei sono migliori?
Almeno per i seguenti usi, la risposta è si.
Documenti legali e finanziari
Servizi legali e finanziari desidera sempre mantenere i documenti di firma dell'inchiostro originali di gestione dei record fisici. Di solito queste pagine delle firme sono allegate a un gran numero di pagine di accompagnamento. Ciò occuperà rapidamente molto spazio per salvare questi file, ma ne vale la pena.
Conserva le firme a inchiostro e i documenti cartacei timbrati per verifiche future ed evita controversie.
Note personali
Molti dirigenti e dipendenti si affidano a quaderni e taccuini. Sono portatili, facile da usare, e non richiedono batterie. Alcune persone inseriscono le informazioni nei loro laptop personali in un secondo momento. Ma altri li lasciano con l'inchiostro sulla pagina per sempre. In questo caso, dovresti sempre conservare queste note per un uso successivo. Jerry Seinfeld, l'attore più ricco del mondo, ha conservato ogni pezzo di carta su cui ha scritto battute.
Importante: La carta è un modo prezioso per prendere appunti personali, per favore conservali!
Documenti sul processo di assunzione
Molte organizzazioni stamperanno il curriculum del candidato e una copia del curriculum affinché il comitato di reclutamento prenda appunti. Queste note possono essere successivamente unite in un enorme foglio di calcolo delle risorse umane per catturare i motivi di base. Perché il candidato X è stato selezionato o non selezionato durante il processo di candidatura.
Indovina un po? Tali informazioni dovrebbero essere conservate nel caso in cui il richiedente decida di sporgere denuncia perché non è stato selezionato. Ciò vale anche per gli appunti presi durante l'effettivo colloquio con il candidato. Fallire l'intervista è già abbastanza difficile per la persona licenziata. Se l'intervistatore cerca di dare una risposta digitando sul laptop, è troppo.
Fai loro un favore. Usa la carta.
Tieni tutto in caso di querela!
Sessione di brainstorming
Che ne dici di quelle grandi maratone di brainstorming che lanciano nuove idee come coriandoli a un matrimonio? Questi incontri a ruota libera di solito sono fatti meglio con carta e penna.
Se al tuo team piace usare la lavagna, si prega di scattare una foto prima di cancellare la lavagna. Trova qualcuno che scriva quei concetti multimilionari che sono stati scritti in fretta su un pennarello. Se è necessario stamparli per una successiva distribuzione al team, allora fallo!
Punto chiave: La carta è il modo più veloce e conveniente per catturare idee brillanti.
Calendario
Molti dipendenti utilizzano calendari online o app per smartphone per tenere traccia degli appuntamenti. Ma molti dipendenti utilizzano calendari di libri portatili per monitorare meglio il tempo. Oppure tieni un enorme calendario da parete per la gestione del tempo faccia a faccia.
Il problema è, questi sono tutti record che potresti voler conservare. Molte persone esamineranno i loro calendari per vedere le date delle riunioni o degli appuntamenti. Col tempo, anche quei calendari di grandi dimensioni verranno piegati e archiviati.
Importante: Si prega di conservare le note e le date importanti.
Politiche e linee guida per i dipendenti
Durante la lettura, 79% delle persone tende a scansionare il testo sullo schermo invece di leggerlo effettivamente. Se devono assolutamente leggere, la ricerca mostra che la loro velocità di lettura è 25% Più lentamente.
Ciò suggerisce che i tipi di documenti di gestione dei record fisici come le politiche dei dipendenti, linee guida, e i materiali di formazione dovrebbero essere disponibili per la lettura offline. I dipendenti che hanno bisogno di sedersi e comprendere veramente una sfumatura o un dettaglio potrebbero non accorgersene durante la navigazione sul Web. Ma dai loro un raccoglitore con una pagina evidenziata, e lo leggeranno più a fondo. Soprattutto se possono portarlo via dalle loro scrivanie e possono stare da soli in una stanza con un sacchetto di snack Interferire leggendo parole.
Punto chiave: Le persone sono più disposte a leggere la carta rispetto agli schermi LCD.
Bozza di contratto
Sia che la tua azienda sia nella fase di redazione di alcuni nuovi contratti o nella fase di redazione di lunghi termini e condizioni legali. Vale la pena fornire una versione stampata per tutti gli editori e revisori. Dopotutto, le regole sono importanti. Un contratto è un accordo giuridicamente vincolante.
È utile condividere un documento per i commenti di più utenti. Nessuno può obiettare ai vantaggi di Google Docs in collaborazione e ai vantaggi di Grammar nei suggerimenti sui miglioramenti della scrittura. Ma gli editori più esperti te lo diranno quando leggi i file digitali. Ti mancheranno alcune cose che non ti mancherebbero sui documenti cartacei.
Parte del motivo è dovuto all'affaticamento degli occhi durante la lettura mentre si fissa un enorme rettangolo di luce bianca. Indipendentemente dal motivo, non puoi ignorare un punto chiave.
Importante: Se non vuoi perderti nulla, per favore stampalo e leggilo.
Gestisci documenti cartacei
Col tempo, gestione di file e documenti (cartaceo o elettronico) è diventato ingombrante per le aziende. È un prodotto fisico che occupa spazio (che si tratti di uno spazio prezioso in ufficio o su un server).
Sappiamo tutti che i record elettronici sono necessari. Tuttavia, la carta è ancora importante come sempre e non scomparirà presto.
Ogni violazione dei dati di alto profilo genera notizie negative. Come la recente perdita di più di 140 milioni di record di clienti MGM Resorts. E molte aziende vorranno saperlo…
Per molte aziende, mantenere un gran numero di documenti cartacei è ancora essenziale. Affrontare la gestione di un gran numero di documenti cartacei, una gestione automatizzata ed efficiente può far risparmiare notevolmente le risorse aziendali.
Il nostro modo ideale è se possiamo trovare rapidamente la posizione dei documenti cartacei attraverso la gestione elettronica. E presentarli in una forma visiva. In modo da poter prendere e restituire rapidamente i file cartacei.
Quindi esiste una soluzione del genere?
La risposta è si. Attraverso il nostro sistema di gestione dell'archivio, non solo puoi inserire comodamente le informazioni di archivio. Contrassegna e ricorda quali archivi possono essere distrutti a causa della scadenza. Puoi anche trovare rapidamente gli archivi di cui hai bisogno tramite il Targhette luminose a LED.
