O gerenciamento de registros físicos é importante? Os documentos em papel desapareceram? A empresa ainda precisa gerenciar documentos em papel?
Embora a tendência de não usar papel esteja se tornando cada vez mais óbvia. Sem papel também apresenta muitas vantagens, como proteção ambiental e fácil busca de informações.
Contudo, seja em um escritório ou em um escritório em casa, papel ainda é uma parte importante do nosso trabalho e vida.
Ainda usamos muitos documentos em papel de gerenciamento de registros físicos em nosso trabalho extensivamente. E por que isso?
Obviamente, hackers podem baixar bilhões de arquivos em poucos minutos. Mas eles não receberão seus documentos em papel tão facilmente.
assim, isso significa que os documentos em papel são melhores?
Pelo menos para os seguintes usos, a resposta é sim.
Documentos legais e financeiros
Departamentos de serviços jurídicos e financeiros sempre deseja manter o gerenciamento de registros físicos documentos de assinatura de tinta originais. Normalmente, essas páginas de assinatura são anexadas a um grande número de páginas acompanhantes. Isso rapidamente ocupará muito espaço para salvar esses arquivos, Mas vale a pena.
Guarde as assinaturas de tinta e os documentos em papel carimbados para verificação futura e evite disputas.
Notas pessoais
Muitos executivos e funcionários dependem de cadernos e blocos de notas. São portáteis, fácil de usar, e não requer baterias. Algumas pessoas inserem as informações em seus laptops pessoais mais tarde. Mas outros os deixam na tinta na página para sempre. Nesse caso, você deve sempre manter essas notas para uso posterior. Jerry Seinfeld, o ator mais rico do mundo, guardou cada pedaço de papel em que já escreveu piadas.
Importante: O papel é uma forma valiosa de fazer anotações pessoais, por favor, mantenha-os!
Documentos do processo de recrutamento
Muitas organizações imprimem o currículo do candidato e uma cópia do currículo para que o comitê de recrutamento faça anotações. Essas notas podem ser posteriormente mescladas em uma enorme planilha de recursos humanos para capturar as razões básicas. Por que o candidato X foi selecionado ou não durante o processo de candidatura.
Adivinha? Essas informações devem ser retidas caso o candidato decida reclamar por não ter sido selecionado. Isso também se aplica a anotações feitas durante a entrevista real do candidato. Falhar na entrevista é difícil o suficiente para a pessoa demitida. Se o entrevistador tentar dar uma resposta digitando no laptop, é muito.
Faça um favor a eles. Usar papel.
Guarde tudo para o caso de ser processado!
Sessão de brainstorming
Que tal aquelas grandes maratonas de brainstorming que lançam novas ideias como confete em um casamento? Essas reuniões livres geralmente são melhor feitas com caneta e papel.
Se sua equipe gosta de usar o quadro branco, tire uma foto antes de apagar o quadro branco. Encontre alguém para digitar aqueles conceitos multimilionários que foram escritos às pressas em um marcador. Caso seja necessário imprimi-los para posterior distribuição à equipe, então faça!
Ponto chave: O papel é a maneira mais rápida e conveniente de capturar ideias brilhantes.
Calendário
Muitos funcionários usam calendários online ou aplicativos de smartphone para controlar os compromissos. Mas muitos funcionários usam calendários de livros portáteis para controlar melhor o tempo. Ou mantenha um grande calendário de parede para gerenciamento de tempo cara a cara.
O problema é, estes são todos os registros que você pode querer manter. Muitas pessoas revisam seus calendários para ver as datas das reuniões ou compromissos. Hora extra, mesmo aqueles calendários grandes serão dobrados e arquivados.
Importante: Por favor, mantenha notas e datas importantes.
Políticas e orientações para funcionários
Ao ler, 79% das pessoas tendem a digitalizar o texto na tela em vez de realmente lê-lo. Se eles absolutamente devem ler, pesquisas mostram que sua velocidade de leitura é 25% Mais devagar.
Isso sugere que tipos de documentos de gerenciamento de registros físicos, como políticas de funcionários, diretrizes, e materiais de treinamento devem estar disponíveis para leitura offline. Os funcionários que precisam se sentar e realmente entender uma nuance ou detalhe podem perdê-la ao navegar na web. Mas dê a eles um fichário com uma página destacada, e eles vão ler com mais atenção. Especialmente se eles podem tirá-lo de suas mesas e podem ficar sozinhos em uma sala com um saco de lanches Interferir na leitura de palavras.
Ponto chave: As pessoas estão mais dispostas a ler papel do que telas de LCD.
Minuta do contrato
Se a sua empresa está na fase de redação de alguns novos contratos ou na fase de redação de alguns longos termos e condições legais. Vale a pena fornecer uma versão impressa para todos os editores e revisores. Afinal, regras são importantes. Um contrato é um acordo legalmente vinculativo.
É bom compartilhar um documento para comentários de vários usuários. Ninguém pode se opor às vantagens do Google Docs em colaboração e às vantagens de gramática nas sugestões de melhorias na redação. Mas os editores mais experientes dirão que quando você lê arquivos digitais. Você sentirá falta de algumas coisas que não perderia em documentos em papel.
Parte do motivo é devido à fadiga ocular durante a leitura, enquanto olho para um enorme retângulo de luz branca. Independentemente do motivo, você não pode ignorar um ponto-chave.
Importante: Se você não quer perder nada, por favor imprima e leia.
Gerenciar documentos em papel
Hora extra, gerenciamento de arquivos e documentos (papel ou eletrônico) tornou-se complicado para as empresas. É um produto físico que ocupa espaço (seja um valioso espaço de escritório ou em um servidor).
Todos sabemos que os registros eletrônicos são necessários. no entanto, papel ainda é tão importante como sempre - e não vai desaparecer tão cedo.
Cada violação de dados de alto perfil desencadeia notícias negativas. Como o vazamento recente de mais de 140 milhões de registros de clientes do MGM Resorts. E muitas empresas vão querer saber…
Para muitas empresas, manter um grande número de documentos em papel ainda é essencial. Enfrentando a gestão de um grande número de documentos em papel, gerenciamento automatizado e eficiente pode economizar muito os recursos da empresa.
Nossa maneira ideal é se podemos encontrar rapidamente a localização de documentos em papel por meio de gerenciamento eletrônico. E apresentá-los de forma visual. Para que possamos levar e devolver rapidamente os arquivos em papel.
Então existe tal solução?
A resposta é sim. Através do nosso sistema de gestão de arquivos, você pode não apenas inserir convenientemente informações de arquivo. Marque e lembre quais arquivos podem ser destruídos devido à expiração. Você também pode encontrar rapidamente os arquivos de que precisa por meio do Etiquetas de luz LED.
