Harvard Medical School (HMS) relatou que desde o lançamento da solução RFID para gerenciar seu 4,300 ativos, o tempo de inventário de ativos da faculdade foi reduzido em 75%, ao mesmo tempo, tem mais visibilidade da localização de ativos de alto valor e garante que eles possam ser facilmente encontrados durante as auditorias governamentais.
A solução RFID consiste em componentes, incluindo etiquetas UHF RFID passivas afixadas aos ativos, leitores portáteis, e aplicativos da Web Radiant para armazenar e gerenciar dados. As informações de gerenciamento de ativos baseadas em RFID serão carregadas no Oracle Fixed Assets (OFA) sistema da Harvard Medical School.
A Harvard Medical School tem aproximadamente 4,300 ativos de alto valor em sua 15,000 ativo permanente, incluindo servidores, incubadoras, congeladores médicos, centrífugas, microscópios para pesquisa de DNA, e termocicladores. Jeff DiCiaccio, o diretor de compras estratégicas da faculdade, introduziu a implantação bem-sucedida.
Harvard Medical School
Quase metade desses ativos foi comprada com fundos externos, incluindo subsídios e contratos financiados pelo governo, e a escola é responsável por garantir que esses ativos sejam infalíveis. Para garantir isso, A Harvard Medical School envia um relatório de auditoria à Price Waterhouse uma vez por ano e realiza um inventário interno de ativos. Por Qiaggio disse: “Devemos cuidar bem dos ativos que usamos e compramos para pesquisa.”
Antes de implantar RFID, Harvard Medical School usou trabalho manual para realizar o inventário de ativos. Usualmente, cada ativo é inserido na plataforma Oracle Asset Workbench e recebe uma etiqueta de código de barras impressa. Acompanhado por analistas financeiros de ativos fixos e Di Qiaggio, Gerentes de Operações de Pesquisa (ROM) carregava uma planilha do Microsoft Excel e percorria cada departamento ou laboratório para encontrar ativos. Cada departamento ou laboratório tem um número de série único.
Como não há scanner de código de barras disponível, eles usam os olhos para confirmar os dados, compará-lo com as informações na sala dada na planilha, e escrever notas ou registrar as diferenças.
Se eles encontrarem tags de recursos que não estejam listadas na planilha, eles devem procurá-lo no sistema OFA no computador para determinar a qual departamento esses ativos pertencem. Em seguida, insira manualmente o resultado do inventário de ativos e faça o upload para o OFA. Este não é apenas um processo muito demorado, mas também pode causar danos a esses ativos de alto valor. Por exemplo, o Departamento de Neurobiologia da Harvard Medical School listou mais de 800 ativos em uma planilha de 16 páginas.
Di Qiaggio realizará reuniões de ativos com os gerentes de ativos departamentais, acompanhar a equipe de pesquisa de ativos pelo laboratório e ajudá-los com o inventário de ativos. Esse processo leva em média duas horas para encontrar 50 ativos. Por Qiaggio disse: “Tais processos manuais são ineficientes e insustentáveis porque os ativos da escola aumentam cerca de 1,000 itens todos os anos. Em vista disso, temos que agir para encontrar alternativas.”
Assim sendo, A Harvard Medical School realizou uma licitação de dois meses para soluções de automação no verão de 2017, em seguida, avaliou as propostas e realizou uma segunda licitação antes de adjudicar o contrato. Depois de escolher a solução da Radiant, a faculdade iniciou testes de campo em duas faculdades que participaram voluntariamente do teste: Biologia Celular e o Projeto de Ciências Terapêuticas de Harvard. A faculdade de medicina supera os desafios da leitura cruzada na instalação de leitores para garantir que eles não sejam capturados por salas adjacentes.
Esta solução foi posteriormente lançada em julho 2018, após o que levou Harvard Medical School 18 meses para rotular ativos existentes e ativos recém-recebidos com etiquetas RFID. Essas tags pré-encomendadas serão associadas a recursos específicos, e cada tag e seus ativos relacionados também serão vinculados a uma sala específica. Este rastreador de ativos virtuais baseado em nuvem (CUBA) solução vem com um aplicativo móvel.
Quando os funcionários começam a contar, eles usarão VAT2Go rodando no iPhone, entrar no prédio e na sala em que estão entrando, escaneie o código de barras e leia a etiqueta RFID. Depois que as tags forem lidas, eles podem visualizar os resultados no aplicativo para confirmar se todos os ativos estão nos locais corretos, bem como ativos ausentes e extras na sala. Estes resultados são sincronizados com a aplicação online VAT2Go, e os usuários podem baixá-los e gerar relatórios e enviá-los para o OFA (OFA ainda é o sistema de registro de ativos fixos da Harvard Medical School).
Por Qiaggio disse: “Este aplicativo da web nos permite fazer alterações individuais ou em grande escala por upload ou manualmente, como realocar ativos para outro local.” A Harvard Medical School também pode usar soluções RFID para descartar alguns ativos da OFA no sistema de IVA e removê-los do sistema de IVA. Os benefícios do gerenciamento de RFID incluem inventário de ativos mais preciso e eficiente, o que significa que ROM e gestores de ativos não precisam interromper sua pesquisa de ativos quando realizam um inventário com eles. O processo real de inventário de ativos também é menos destrutivo do que o manual.
A implantação dessa tecnologia também encontrou algumas reviravoltas, e o financiamento é um desafio importante para desacelerar o processo do projeto. Alguns membros deixaram o projeto e mudaram para outros empregos, e a epidemia de COVID-19 fez com que a escola fechasse em março 2020, permitindo apenas a entrada de pessoal necessário. De fato, O próprio Di Qiaggio não conseguiu chegar ao local, então ele enviou a etiqueta para Sophia Xu, analista financeiro de ativos fixos na Harvard Medical School, quem pode continuar a marcar, contar ativos, e atualizar OFA no campus.
Di Qiaggio disse que desde que o sistema entrou em operação, a escola realizou apenas um inventário de bens devido à epidemia. Isso é, os resultados deste inventário comprovam que o sistema RFID pode economizar tempo. Uma das vantagens do RFID é que, independentemente de esses ativos pertencerem ao Departamento de Biologia Celular, Departamento de Neurobiologia, ou mesmo outra escola de Harvard na área de Cambridge, RFID pode ler todos os ativos na sala sem ter que comparar as informações de ativos para cada departamento ou laboratório.
A auditoria realizada pela PricewaterhouseCoopers não necessita de leitura de etiquetas RFID, mas RFID fornece o suporte de dados necessário para a auditoria, para que a escola possa encontrar quaisquer ativos selecionados para auditoria e garantir que estejam prontamente disponíveis quando o auditor chegar. Hoje, também inclui auditorias virtuais em reuniões do Microsoft Teams.
No futuro, Di Qiaggio espera que a tecnologia RFID possa trazer benefícios para outras mudanças, como a renovação de espaços de laboratório. O leitor RFID pode escanear os itens antes que a sala seja reformada, e, em seguida, digitalize novamente quando os itens forem movidos para a sala recém-reformada para evitar que os itens sejam perdidos.
Outro benefício é a capacidade de usar o leitor para procurar tags RFID no modo de contador Geiger para localizar ativos perdidos. Di Qiaggio lembrou-se de ter lido acidentalmente o rótulo de uma centrífuga refrigerada invisível em 2019. “eu estava escaneando na hora, mas eu não podia ver a olho nu. Quando aproximei o leitor da fonte de sinal, Encontrei este ativo em uma gaveta de madeira. Se não houver RFID, Eu posso pensar que este ativo foi perdido. Roubado ou descartado. Com RFID, Eu posso ver ativos intangíveis.”
In addition to Harvard Medical School (HMS), RFID systems are currently implemented or put into use in Harvard University’s Faculty of Arts and Sciences (FAS), School of Engineering and Applied Sciences (SEAS) and Wyss Institute (Wyss Institute). According to Di Qiaggio, Wyss has completed the RFID tagging of all old assets, while FAS and SEAS are now tagging approximately 8,000 ativos. The four colleges have a total of about 100 buildings, e cada edifício contém ativos.
